ASSORT · HR

スタッフ・応募者の個人情報の取扱いについて
How we handle the personal information of staff and applicants

改定 2026年9月28日（第2版） · 制定 2026年9月27日（第1版）
Version 2, effective 28 September 2026 · first issued 27 September 2026 (Version 1)

日本 — 株式会社assort の従業員・業務委託スタッフ・応募者の皆さまへ

株式会社assort（以下「会社」）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）に基づき、従業員・業務委託スタッフ・退職者（以下「スタッフ」）と、会社の求人に応募された方（以下「応募者」）の個人情報を、次のとおり取り扱います。応募者の方には、下記12のほか、1、6、8、8の2、9、10を適用します。

1. 事業者

名称株式会社assort
所在地東京都港区北青山2丁目10番28号 リヘイビルB1F
代表者代表取締役 小林 憲
お問い合わせ・苦情の窓口人事担当 global_hr@assort-hair.com

2. 取り扱う個人情報

パスポートは、在留資格の確認や海外店舗への異動・出張など実際に必要な場合にのみお願いします。お持ちでない方はその旨をお知らせいただくだけで構いません。旅券番号を会社のシステムに入力して管理することはありません。マイナンバー（個人番号）は、法令で定められた社会保障・税の手続にのみ利用します。

健康診断の結果や診断書などの健康に関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」です。健康診断の結果は、労働安全衛生法に基づく健康診断により取得します（法令に基づく取得のため、ご本人の同意は必要ありません）。診断書などをご本人から提出いただく場合は、ご提出をもって、会社がその情報を取得することへのご同意をいただいたものとして取り扱います。要配慮個人情報は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供しません。健康に関する情報は、下記7の共同利用の対象に含みません。

3. 利用目的

  1. 雇用契約・業務委託契約の締結・管理、人事・労務管理（配属、勤怠、休暇、評価、研修）
  2. 給与・報酬の計算と支払い、社会保険・労働保険・税の手続、法令に基づく帳簿の作成
  3. 本人確認、在留資格・就労資格の確認、資格・免許の確認と有効期限のお知らせ
  4. 業務中の事故・急病・災害など緊急時の連絡（緊急連絡先はこの目的にのみ利用します）
  5. ご登録内容が最新かどうかの定期的な確認（おおむね3か月ごと）
  6. 退職後のご連絡（源泉徴収票・離職票などの書類の送付、社会保険の手続、退職後のお問い合わせへの対応）
  7. 健康診断など、法令に基づく安全衛生の措置

4. 保存期間

5. 閲覧できる人

緊急連絡先、パスポート・身分証・免許、個人メールアドレスを閲覧できるのは、代表者と人事担当者に限ります。店舗のマネージャーや外部の会計事務所はこれらを閲覧できません。

6. 委託

給与計算、社会保険・税の手続を、社会保険労務士・税理士などの専門家に委託することがあります。また、情報は次のクラウドサービス等で管理し、その取扱いを委託しています。委託先には契約により適切な管理を求め、監督します。

7. 共同利用

共同利用する項目上記2のうち、氏名、連絡先、雇用・契約、勤怠、休暇、給与・報酬、資格に関する情報
共同利用する者の範囲assort グループ各社（日本、英国、オランダ、香港、オーストラリア、米国、カナダのサロン運営会社）：株式会社assort（日本）、Assort Limited（英国）、Assort B.V.（オランダ）、Assort Limited（十人十色有限公司、香港）、ASSORT HAIR PTY LTD（オーストラリア）、Assort, Inc.（米国）、Assort Hair Ltd.（カナダ）
利用目的グループ共通の人事システムでの人事・労務管理、給与計算の確認、店舗間の異動・応援
管理責任者株式会社assort（上記1のとおり）

外国にあるグループ会社について：英国とオランダは、個人情報保護委員会が日本と同等の水準にあると認める国（英国・EU）です。香港・オーストラリア・米国・カナダのグループ会社とは、個人データの取扱いに関する契約を結び、個人情報保護法に基づき会社が講ずべき措置に相当する措置を各社が継続的に講ずる体制を整備します（同法第28条第1項）。この契約は2026年9月に締結の手続を始めており、締結した日をこのページでお知らせします。会社は、各社の取扱状況を年1回以上、書面による報告を受けて確認します。ご請求があれば、この体制の内容、各社の所在国、その国の制度のうち措置の実施に影響を及ぼすおそれのあるものなどをお知らせします（同法第28条第3項）。

8. 第三者への提供

法令に基づく場合（行政機関・年金事務所・ハローワーク・税務署への届出など）を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。

8の2. 外国にある事業者への委託

上記6のうち米国の事業者（Google、Docusign、Anthropic、Resend）については、各社との契約（データ処理に関する契約）により、個人情報保護法に基づき会社が講ずべき措置に相当する措置を各社が継続的に講ずる体制が整備されていることを確認し、年1回以上その状況を確認しています（同法第28条第1項）。Dropbox と Slack の契約相手はアイルランドの事業者で、個人情報保護委員会が日本と同等の水準にあると認める国（EU）にあります。各社の体制と会社が講じている措置の内容は、ご請求があればお知らせします（同法第28条第3項）。

9. 安全管理

アクセスできる人を役割ごとに限定し、変更の記録を残し、画面・ログ・連絡には番号や連絡先をそのまま表示しないなどの措置をとっています。

外的環境の把握：スタッフと応募者の情報は、次の国で保存され、または取り扱われます。会社は、それぞれの国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を講じています。

10. 開示・訂正・利用停止などのご請求

ご自身の情報について、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止、第三者への提供の記録の開示をご請求いただけます。

住所や緊急連絡先の変更は、Assort OS の「わたしの情報」からも行えます。

11. 改定

本内容は必要に応じて改定し、このページでお知らせします。

12. 応募者の皆さまへ（採用選考）

会社の求人（新卒・中途・業務委託）にご応募いただく方の個人情報は、次のとおり取り扱います。

Japan — for staff and applicants of 株式会社assort (English translation)

This is a translation for reference. The Japanese text above is the notice.

1. Who we are

株式会社assort, Rihei Building B1F, 2-10-28 Kita-Aoyama, Minato-ku, Tokyo. Representative Director: Ken Kobayashi. Questions and complaints: HR, global_hr@assort-hair.com.

This covers our employees, freelancers and leavers ("staff"), and people who apply for a job with us ("applicants"). For applicants, section 12 applies, together with sections 1, 6, 8, 8-2, 9 and 10.

2. What we hold

Name, date of birth, gender, address, phone, work and personal email · emergency contact (name, relationship, phone) · employment or contract, attendance, leave, pay, bank, social insurance and tax details · residence card and passport (the name, nationality and expiry as printed, and the copy you give us), driver's licence where your work needs it, hairdresser's licence and other qualifications · reviews, training, meetings and work messages · health-check results, doctor's notes and other health information.

We ask for a passport only when there is a real need (checking your status of residence, a transfer or trip to a salon abroad). If you have none, just tell us. We do not type passport numbers into our system. My Number is used only for the social-security and tax procedures the law sets.

Health-check results, doctor's notes and other health information are "special care-required personal information" under Japanese law. We obtain health-check results through the health checks the Industrial Safety and Health Act requires, so no consent is needed. When you hand us a doctor's note yourself, we treat that as your consent to our collecting it. We do not give special care-required information to a third party without your consent unless the law requires it. Health information is not part of the group use in section 7.

3. Why we use it

(1) Making and managing your employment or service contract and HR (placement, attendance, leave, reviews, training). (2) Paying you, and social insurance, labour insurance and tax procedures and the records the law requires. (3) Confirming your identity, status of residence and right to work, and your qualifications and licences, and telling you before they expire. (4) Contacting someone in an emergency involving you at work — the only use of your emergency contact. (5) Checking every three months or so that your details are still up to date. (6) Contacting you after you leave (sending your withholding slip and separation papers, social-insurance procedures, answering your questions). (7) Health checks and other safety measures the law requires.

4. How long we keep it

We keep staff records during your employment or contract and afterwards, for as long as a law requires or a purpose in section 3 needs them. Records the law says we must keep are kept for at least that period (for example: the staff register, pay records and attendance records 5 years — 3 years for now; tax books 7 years; health-check results 5 years).

These are deleted on a fixed date:

5. Who can see it

Emergency contacts, passports, IDs and licences, and personal emails are seen only by the representative and HR staff — never by salon managers or the outside accounting firm.

6. Service providers

Payroll and social-insurance and tax filings may be handled by outside labour-and-social-security or tax specialists. We keep and handle the data on these services, and require each by contract to manage it properly:

7. Group use

The Assort group companies — 株式会社assort (Japan), Assort Limited (UK), Assort B.V. (Netherlands), Assort Limited 十人十色有限公司 (Hong Kong), ASSORT HAIR PTY LTD (Australia), Assort, Inc. (US) and Assort Hair Ltd. (Canada) — use your name, contact, employment, attendance, leave, pay and qualification details jointly in one group HR system, for HR, pay checks and moves or help between salons. 株式会社assort is responsible for that joint use.

The UK and the Netherlands are recognised by Japan's Personal Information Protection Commission as having an equivalent standard (the UK and the EU). With the Hong Kong, Australian, US and Canadian companies we are putting in place a data-handling agreement (its signing began in September 2026; this page will show the date it is signed). Under it, each keeps a system for continuously taking measures equivalent to those Japanese law requires of us (Article 28(1)). We check how each company handles the data at least once a year, by a written report. On request we will tell you about this system, the countries, and any rules there that might affect these measures (Article 28(3)).

8. Others

We do not give your data to anyone else without your consent, except where the law requires it (filings with government offices, the pension office, Hello Work and the tax office).

8-2. Service providers outside Japan

For the US providers in section 6 (Google, Docusign, Anthropic and Resend), we have confirmed through our data-processing terms with each company that it keeps a system for continuously taking measures equivalent to those Japanese law requires of us, and we check this at least once a year (Article 28(1)). Dropbox's and Slack's contracting companies are in Ireland, which is in the EU — recognised as having an equivalent standard. On request we will tell you about each company's system and the measures we take (Article 28(3)).

9. Security

Access is limited by role, changes are logged, and numbers and contact details are not shown in screens, logs or messages.

Understanding the foreign environment. Staff and applicant data is stored or handled in the countries below, and we take our measures with an understanding of each country's privacy rules.

10. Your rights and how to use them

You can ask us to tell you the purposes of use, or to disclose, correct, add to, delete, stop using or erase your data, stop giving it to third parties, or disclose our records of giving it to third parties.

You can also change your address and emergency contact under My details in Assort OS.

11. Changes

We update this page when something changes.

12. Applicants

For people who apply for a job with 株式会社assort (graduate, experienced or freelance):

United Kingdom — Assort Limited · Version 2026-09-28

Appendix 2 — Privacy Notice (employees, freelancers and job applicants)

This notice forms Appendix 2 to your Written Statement of Employment Particulars. It explains what personal data Assort Limited holds about you, why, the legal basis on which we process it, who we share it with, where it goes, how long we keep it, and your rights. If you work with us as a freelancer, or apply for a job with us, section 11 explains how it applies to you. We do not rely on your consent for the routine processing described here; we rely on the lawful bases set out below.

Version 2026-09-28. Earlier version: 2026-09-21 (the first dated version). What changed in this version: the contact address (sections 1, 8 and 9); our group company in Japan (sections 1 and 5); section 6 now names where your data is held outside the UK and the safeguard for each; section 7 now gives exact keep-and-delete periods, including the legal limit for right-to-work copies; section 9 explains how to complain to us and to the Information Commission; section 11 is new.

1. Who we are

Assort Limited ("we", "us"), 81a Redchurch Street, London E2 7DJ (company number 16044330), is the data controller for the personal data we hold about you. Questions about this notice, or to exercise your data-protection rights (including a subject-access request): global_hr@assort-hair.com, or by post to the address above.

Our group company 株式会社assort (Assort Inc.), Tokyo, Japan, runs the shared HR, payroll-preparation and messaging systems the Assort group uses. It does this for us, only on our instructions.

2. The data we process

Identity and contact details (name, address, telephone, email, emergency contact); right-to-work and identity documents; date of birth; bank details and National Insurance number; pay, tax, pension and benefits records; attendance, hours, holiday and absence records; performance, training and disciplinary records; your photo and social media handles where you give them to us for the salon's website or social channels; your work email and work chat; workplace or system monitoring data where applicable; and, where relevant, health and sickness information.

3. Why we process it, and our lawful basis (UK GDPR Article 6)

(a) To perform your employment contract (Art 6(1)(b)) — paying you, and managing your hours, holiday and duties.

(b) To comply with our legal obligations (Art 6(1)(c)) — tax and National Insurance (HMRC), right-to-work checks, statutory pay, health and safety, and employment-law record-keeping.

(c) For our legitimate interests (Art 6(1)(f)) — running and protecting the business, security, training, and managing performance and conduct, balanced against your rights.

4. Health and other special-category data (UK GDPR Article 9)

Where we process health information (for example sickness absence, SSP, fitness for work or reasonable adjustments), our condition is employment, social-security and social-protection law (Art 9(2)(b)) and, where relevant, occupational health and assessment of working capacity (Art 9(2)(h)) — in each case as authorised by Schedule 1 to the Data Protection Act 2018. Where we process information about your sex or ethnicity, we do so only for equal-opportunities monitoring, under the equality-of-opportunity-or-treatment condition (Art 9(2) and Schedule 1 to the Data Protection Act 2018). We limit special-category data to what is necessary and proportionate, we keep the appropriate policy document that the Data Protection Act 2018 requires for this processing, and any medical report is handled in line with the Access to Medical Reports Act 1988.

5. Who we share it with

Our group company 株式会社assort in Tokyo, which runs our shared HR, payroll-preparation and messaging systems for us; our payroll provider/accountant and pension provider; HMRC, the Home Office and other authorities where legally required; occupational-health or medical professionals where relevant; our IT and software providers who host our HR, payroll, e-signature and messaging systems; and our professional advisers. We do not sell your data.

Automated sorting of work email and work chat. We use, or may use, an automated sorting service provided by an outside company in the United States to sort the messages in your work email account and in our work chat. Where your name appears in a message, it is part of what is sorted. The service sorts messages so that the right person answers them, and puts in order what needs attention first; our written agreement with that provider does not allow it to use our messages to train its own models. It makes no decision about you. It does not write, send or approve anything; it plays no part in any decision about your pay, your job or any other term of your employment; and it is not used to judge your performance or your conduct. Pay figures, bank and card details, passwords, file attachments and anything written in Japanese are not sent to it. Section 6 covers transfers outside the UK.

6. International transfers

Some of your data is held or handled outside the UK:

To get a copy of any of these safeguards, write to global_hr@assort-hair.com.

7. How long we keep it

8. Your rights

You have the right to be informed; to access your data; to have inaccurate data corrected; to have data erased; to restrict or object to processing; to data portability; not to be subject to a decision based solely on automated processing which produces legal or similarly significant effects concerning you; and to withdraw any consent where (exceptionally) we have relied on it. To exercise these rights, write to global_hr@assort-hair.com. We reply within one month; if a request is complex we can take up to two more months and will tell you why within the first month.

9. Complaints

If you are unhappy with how we handle your data, you can complain to us: write to global_hr@assort-hair.com, or by post to Assort Limited, 81a Redchurch Street, London E2 7DJ, and say that it is a data-protection complaint. We confirm that we have received it within 30 days, look into it, keep you informed, and tell you the outcome without undue delay.

You can also complain to the Information Commission (called the Information Commissioner's Office, ICO, until 30 September 2026), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF (ico.org.uk).

10. Changes to this notice

We may update this notice. The current version, with its date, is always on our staff privacy page (hr.assort-hair.com/staff-privacy).

11. Freelancers and job applicants

Freelancers. If you work with us as a self-employed stylist, this notice applies to you with these differences:

Job applicants. When you apply, we collect what you send us — your name, contact details, CV, work history, answers on our form, any portfolio or social media handles you share (and, if you apply by Instagram message, what you send there) — and our interview notes. We use it to decide on your application: steps you ask us to take before a contract (Art 6(1)(b)) and our legitimate interest in hiring the right people (Art 6(1)(f)). Before we employ you, we check your right to work in the UK (Art 6(1)(c)). It is seen by our HR team, including our group company in Japan that runs our HR system for us. If we do not hire you, 12 months after our final decision we remove your name, contact details, home address, exact date of birth and interview notes; we keep only a summary without your name (school, work history, what you wrote to us, city and birth year) to improve our hiring. If we hire you, your application becomes part of your staff record. Sections 1, 6, 8 and 9 apply to you.

Netherlands — Assort B.V. · Versie / Version 2026-09-28

BIJLAGE A — PRIVACYVERKLARING VOOR WERKNEMERS EN SOLLICITANTEN · ANNEX A — PRIVACY NOTICE FOR EMPLOYEES AND APPLICANTS

EN

This Annex forms part of the Employment Agreement and explains, in line with Article 13 AVG/GDPR, what personal data Assort B.V. processes about the Employee, why, on what legal basis, with whom it is shared, where it goes, how long it is kept, and the Employee's rights. Section A12 explains how it applies to people who apply for a job with us. The Company does not rely on the Employee's consent for the routine processing described here; given the employment relationship (gezagsverhouding), consent is generally not a valid basis (Autoriteit Persoonsgegevens).

NL

Deze Bijlage maakt deel uit van de Arbeidsovereenkomst en legt, conform artikel 13 AVG, uit welke persoonsgegevens Assort B.V. van de Werknemer verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, met wie deze worden gedeeld, waar ze naartoe gaan, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten de Werknemer heeft. Onderdeel A12 legt uit wat geldt voor wie bij ons solliciteert. De Werkgever baseert de hier beschreven reguliere verwerking niet op toestemming van de Werknemer; gelet op de gezagsverhouding is toestemming in de regel geen geldige grondslag (Autoriteit Persoonsgegevens).

EN

Version 2026-09-28. Earlier version: 2026-09-21 (the first dated version). What changed in this version: the contact address (A1, A9); our group company in Japan and our accountants (A1, A6); A7 now names where your data goes outside the EEA and the safeguard for each; A8 now gives exact keep-and-delete periods; A12 is new (applicants).

NL

Versie 2026-09-28. Eerdere versie: 2026-09-21 (de eerste versie met een versiedatum). Wat er in deze versie is gewijzigd: het contactadres (A1, A9); ons groepsbedrijf in Japan en onze accountants (A1, A6); A7 noemt nu waar uw gegevens buiten de EER naartoe gaan en de waarborg per bestemming; A8 geeft nu precieze bewaartermijnen; A12 is nieuw (sollicitanten).

A1 — Controller · A1 — Verwerkingsverantwoordelijke

EN

Assort B.V., Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam, KvK 67067336, is the controller for the personal data it processes about the Employee. For questions about this notice or to exercise your rights: global_hr@assort-hair.com. Our group company 株式会社assort (Assort Inc.), Tokyo, Japan, runs the shared HR, payroll-preparation and messaging systems of the Assort group for us, only on our instructions (as our processor).

NL

Assort B.V., Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam, KvK 67067336, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij van de Werknemer verwerkt. Voor vragen over deze verklaring of om uw rechten uit te oefenen: global_hr@assort-hair.com. Ons groepsbedrijf 株式会社assort (Assort Inc.), Tokio, Japan, beheert voor ons de gedeelde HR-, salarisvoorbereidings- en berichtensystemen van de Assort-groep, uitsluitend volgens onze instructies (als onze verwerker).

A2 — Data we process · A2 — Welke gegevens

EN

Identity and contact details (name, date of birth, address, telephone, email, emergency contact); a copy of your identity document and your citizen service number (BSN); bank account (IBAN); salary, tax, pension and benefits data; working hours, roster, holiday and absence data (functional only — see A5); and performance and training data.

NL

Identiteits- en contactgegevens (naam, geboortedatum, adres, telefoon, e-mail, noodcontact); een kopie van uw identiteitsbewijs en uw burgerservicenummer (BSN); bankrekening (IBAN); salaris-, belasting-, pensioen- en vergoedingsgegevens; werktijden-, rooster-, vakantie- en verzuimgegevens (uitsluitend functioneel — zie A5); en prestatie- en opleidingsgegevens.

A3 — Purposes & lawful basis (AVG Art. 6) · A3 — Doeleinden & rechtsgrond (AVG art. 6)

EN

(a) Performance of your employment contract (Art. 6(1)(b)) — paying salary and managing hours, holiday and duties. (b) Compliance with a legal obligation (Art. 6(1)(c)) — payroll tax and reporting to the Belastingdienst and the UWV, the mandatory sector pension fund (BPF Kappers), and the statutory duty to verify identity. (c) Legitimate interests (Art. 6(1)(f)) — running and securing the business and managing performance, weighed against your rights. We do not rely on your consent for this routine processing.

NL

(a) Uitvoering van uw arbeidsovereenkomst (art. 6(1)(b)) — uitbetaling van salaris en beheer van werktijden, vakantie en taken. (b) Voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)) — loonheffing en aangifte aan de Belastingdienst en het UWV, het verplichte bedrijfstakpensioenfonds (BPF Kappers), en de wettelijke identificatieplicht. (c) Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) — het voeren en beveiligen van de onderneming en het beheren van prestaties, afgewogen tegen uw rechten. Wij baseren deze reguliere verwerking niet op uw toestemming.

A4 — Citizen service number (BSN) · A4 — Burgerservicenummer (BSN)

EN

We process your BSN because we are legally required to (Wet op de loonbelasting) and use it only to exchange your payroll data with the Belastingdienst and other bodies where the law requires; we do not use it for any other purpose.

NL

Wij verwerken uw BSN omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn (Wet op de loonbelasting) en gebruiken het uitsluitend voor de uitwisseling van uw loongegevens met de Belastingdienst en andere instanties waar de wet dit voorschrijft; wij gebruiken het niet voor andere doeleinden.

A5 — Sickness & health data · A5 — Ziekte & gezondheidsgegevens

EN

If you are ill, the Company does not ask for or record the nature or cause of your illness. Medical data are processed only by the company doctor / occupational-health service (bedrijfsarts/arbodienst). The Company receives only what it needs to continue paying salary and to support reintegration (Wet verbetering poortwachter): your sick/recovery report, the expected duration, and your functional limitations (what work you can or cannot do). Special-category data are processed in accordance with Article 9 AVG and the UAVG.

NL

Bij ziekte vraagt of registreert de Werkgever niet de aard of oorzaak van uw ziekte. Medische gegevens worden uitsluitend verwerkt door de bedrijfsarts/arbodienst. De Werkgever ontvangt alleen wat nodig is voor de loondoorbetaling en de re-integratie (Wet verbetering poortwachter): uw ziek-/herstelmelding, de verwachte duur, en uw functionele beperkingen (welk werk u wel of niet kunt doen). Bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt conform artikel 9 AVG en de UAVG.

A6 — Recipients · A6 — Ontvangers

EN

Our group company 株式会社assort in Tokyo, which runs our shared HR, payroll-preparation and messaging systems for us; our payroll provider in the Netherlands; our accountant in Japan, who keeps the company's books; the pension fund (BPF Kappers); the Belastingdienst and the UWV where legally required; the company doctor/arbodienst; one manager at our sister company Assort Limited in London, who can see the group's staff records; our IT and software providers that host our HR, payroll, e-signature and messaging systems; and our professional advisers. We do not sell your data.

NL

Ons groepsbedrijf 株式会社assort in Tokio, dat onze gedeelde HR-, salarisvoorbereidings- en berichtensystemen voor ons beheert; onze salarisadministrateur in Nederland; onze accountant in Japan, die de boekhouding van de vennootschap voert; het pensioenfonds (BPF Kappers); de Belastingdienst en het UWV waar wettelijk vereist; de bedrijfsarts/arbodienst; één manager van ons zusterbedrijf Assort Limited in Londen, die de personeelsgegevens van de groep kan inzien; onze IT- en softwareleveranciers die onze HR-, salaris-, e-handtekening- en berichtensystemen hosten; en onze professionele adviseurs. Wij verkopen uw gegevens niet.

EN

Automated sorting of work email and work chat. We use, or may use, an automated sorting service provided by an outside company in the United States to sort the messages in your work email account and in our work chat. Where your name appears in a message, it is part of what is sorted. The service sorts messages so that the right person answers them, and puts in order what needs attention first; our written agreement with that provider does not allow it to use our messages to train its own models. It makes no decision about you. It does not write, send or approve anything; it plays no part in any decision about your pay, your job or any other term of your employment; and it is not used to judge your performance or your conduct. Pay figures, bank and card details, passwords, file attachments and anything written in Japanese are not sent to it. Section A7 covers transfers outside the EEA.

NL

Geautomatiseerde sortering van zakelijke e-mail en zakelijke chat. Wij gebruiken, of kunnen gebruiken, een geautomatiseerde sorteerdienst van een extern bedrijf in de Verenigde Staten om de berichten in uw zakelijke e-mailaccount en in onze zakelijke chat te sorteren. Waar uw naam in een bericht voorkomt, maakt deze deel uit van wat wordt gesorteerd. De dienst sorteert berichten zodat de juiste persoon ze beantwoordt en zet op volgorde wat het eerst aandacht nodig heeft; onze schriftelijke overeenkomst met die aanbieder staat niet toe dat hij onze berichten gebruikt om zijn eigen modellen te trainen. De dienst neemt geen enkel besluit over u. De dienst schrijft, verzendt of keurt niets goed; speelt geen enkele rol bij een besluit over uw salaris, uw functie of enige andere arbeidsvoorwaarde; en wordt niet gebruikt om uw prestaties of uw gedrag te beoordelen. Salarisbedragen, bank- en kaartgegevens, wachtwoorden, bijlagen en alles wat in het Japans is geschreven worden niet naar de dienst gestuurd. Onderdeel A7 gaat over doorgifte buiten de EER.

A7 — Transfers outside the EEA · A7 — Doorgifte buiten de EER

EN

Some of your data is held or handled outside the European Economic Area:

  • Japan — our group company 株式会社assort, which runs our HR systems (your HR documents are stored on Google's servers in Tokyo), and our accountant in Japan. The European Commission has an adequacy decision for Japan.
  • United Kingdom — our sister company in London. The European Commission has an adequacy decision for the United Kingdom.
  • United States — your staff record and payroll exports are stored with Google in the United States; we also use Slack and Dropbox. Each takes part in the EU–US Data Privacy Framework for HR data, which is covered by an adequacy decision of the European Commission.
  • United States — Anthropic (AI tools), Resend (system email, including payroll documents to our accountants), DocuSign (e-signature) and the automated sorting service in A6. Our contracts with them include the European Commission's standard contractual clauses; DocuSign also relies on its approved binding corporate rules.

You can ask for a copy of these safeguards at global_hr@assort-hair.com.

NL

Een deel van uw gegevens wordt buiten de Europese Economische Ruimte bewaard of verwerkt:

  • Japan — ons groepsbedrijf 株式会社assort, dat onze HR-systemen beheert (uw HR-documenten staan op servers van Google in Tokio), en onze accountant in Japan. Voor Japan geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
  • Verenigd Koninkrijk — ons zusterbedrijf in Londen. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
  • Verenigde Staten — uw personeelsgegevens en salarisexports worden bij Google in de Verenigde Staten opgeslagen; daarnaast gebruiken wij Slack en Dropbox. Zij nemen alle drie deel aan het EU-VS Data Privacy Framework voor HR-gegevens, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt.
  • Verenigde Staten — Anthropic (AI-hulpmiddelen), Resend (systeem-e-mail, ook salarisdocumenten aan onze accountants), DocuSign (elektronisch ondertekenen) en de geautomatiseerde sorteerdienst uit A6. In onze contracten met hen gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; DocuSign steunt daarnaast op zijn goedgekeurde bindende bedrijfsvoorschriften.

U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via global_hr@assort-hair.com.

A8 — Retention · A8 — Bewaartermijnen

EN
  • Salary administration data and your employment contract (and changes to it): 7 years after you leave (tax law).
  • Your wage-tax statement and the copy of your identity document: 5 years after the end of the calendar year in which your employment ends; the copy of your identity document is then destroyed.
  • Your personal email address: 2 years after your last working day, then deleted automatically. We use it only to contact you about your time with us (your final pay and tax papers, papers you asked for, returning company property).
  • Your emergency contact: removed on your last working day.
  • Other personnel-file data: in principle no longer than 2 years after the end of your employment, then deleted or anonymised so that it no longer identifies you — unless a legal obligation or an (anticipated) legal claim requires longer retention.
NL
  • Salarisadministratie en uw arbeidsovereenkomst (en wijzigingen daarin): 7 jaar nadat u uit dienst bent gegaan (belastingwetgeving).
  • Uw loonbelastingverklaring en de kopie van uw identiteitsbewijs: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin uw dienstverband eindigt; de kopie van uw identiteitsbewijs wordt daarna vernietigd.
  • Uw persoonlijke e-mailadres: 2 jaar na uw laatste werkdag, daarna wordt het automatisch verwijderd. Wij gebruiken het alleen om contact met u op te nemen over uw tijd bij ons (laatste salaris- en belastingstukken, documenten waar u om vroeg, het teruggeven van eigendommen van het bedrijf).
  • Uw noodcontact: verwijderd op uw laatste werkdag.
  • Overige personeelsdossiergegevens: in beginsel niet langer dan 2 jaar na het einde van uw dienstverband, daarna verwijderd of geanonimiseerd zodat ze u niet meer identificeren — tenzij een wettelijke verplichting of een (te verwachten) rechtsvordering langere bewaring vereist.

A9 — Your rights · A9 — Uw rechten

EN

You have the right of access, rectification, erasure, restriction, objection, and data portability; the right not to be subject to a decision based solely on automated processing; and, where we exceptionally rely on consent, the right to withdraw it. To exercise these rights, contact global_hr@assort-hair.com. We reply within one month.

NL

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit; het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit; en, waar wij bij uitzondering op toestemming steunen, het recht deze in te trekken. Neem voor het uitoefenen van deze rechten contact op via global_hr@assort-hair.com. Wij reageren binnen een maand.

A10 — Complaints · A10 — Klachten

EN

If you are unhappy with how we handle your data, please contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

NL

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

A11 — Changes to this notice · A11 — Wijzigingen

EN

We may update this notice. The current version, with its date, is always on our staff privacy page (hr.assort-hair.com/staff-privacy).

NL

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. De actuele versie, met datum, staat altijd op onze privacypagina voor medewerkers (hr.assort-hair.com/staff-privacy).

A12 — Applicants · A12 — Sollicitanten

EN

If you apply for a job at Assort B.V., we collect what you send us — your name, contact details, CV, work history, answers on our form, any portfolio or social media handles you share (and, if you apply by Instagram message, what you send there) — and our interview notes. We use it to decide on your application: steps you ask us to take before a contract (Art. 6(1)(b)) and our legitimate interest in hiring the right people (Art. 6(1)(f)). It is seen by our HR team, including our group company in Japan that runs our HR system for us (A7 applies). If we do not hire you, we delete your application 4 weeks after we tell you. If we hire you, it becomes part of your personnel file. Sections A1, A7, A9 and A10 apply to you.

NL

Als u bij Assort B.V. solliciteert, verzamelen wij wat u ons stuurt — uw naam, contactgegevens, cv, werkervaring, antwoorden op ons formulier, een portfolio of social-media-accounts die u deelt (en, als u via Instagram solliciteert, wat u daar stuurt) — en onze gespreksnotities. Wij gebruiken dit om over uw sollicitatie te beslissen: stappen die u ons vraagt te zetten vóór een overeenkomst (art. 6(1)(b)) en ons gerechtvaardigd belang om de juiste mensen aan te nemen (art. 6(1)(f)). Ons HR-team ziet het, waaronder ons groepsbedrijf in Japan dat ons HR-systeem voor ons beheert (A7 is van toepassing). Nemen wij u niet aan, dan verwijderen wij uw sollicitatie 4 weken nadat wij u dat hebben laten weten. Nemen wij u wel aan, dan wordt zij onderdeel van uw personeelsdossier. De onderdelen A1, A7, A9 en A10 gelden ook voor u.

Privacyinformatie voor zzp'ers
Privacy information for freelancers

Assort B.V. · Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam · KvK 67067336

INFORMATIE OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS · INFORMATION ABOUT HOW WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA

EN

Version 2026-09-28. This sheet explains, in line with Article 13 AVG/GDPR, what personal data Assort B.V. processes about you as a freelancer, why, on what legal basis, with whom it is shared, where it goes, how long it is kept and what rights you have. You are not our employee and this sheet does not make you one — it is information, not a term of any agreement, and we do not ask you to sign it. We do not rely on your consent for the routine processing described here.

NL

Versie 2026-09-28. Deze informatie legt, conform artikel 13 AVG, uit welke persoonsgegevens Assort B.V. van u als zzp'er verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, met wie deze worden gedeeld, waar ze naartoe gaan, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten u heeft. U bent niet bij ons in dienst en dit blad maakt u dat ook niet — het is informatie, geen bepaling van enige overeenkomst, en wij vragen u niet het te ondertekenen. Wij baseren de hier beschreven reguliere verwerking niet op uw toestemming.

F1 — Wie wij zijn · Who we are

EN

Assort B.V., Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam, KvK 67067336, is the controller for the personal data it processes about you. For questions about this sheet or to exercise your rights: global_hr@assort-hair.com. Our group company 株式会社assort (Assort Inc.), Tokyo, Japan, runs the shared systems of the Assort group for us, only on our instructions (as our processor).

NL

Assort B.V., Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam, KvK 67067336, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij van u verwerkt. Voor vragen over dit blad of om uw rechten uit te oefenen: global_hr@assort-hair.com. Ons groepsbedrijf 株式会社assort (Assort Inc.), Tokio, Japan, beheert voor ons de gedeelde systemen van de Assort-groep, uitsluitend volgens onze instructies (als onze verwerker).

F2 — Welke gegevens · What we process

EN

Your name and contact details (address, telephone, email); your company details (trade name, KvK number, BTW number); your bank account (IBAN) and the invoices you send us; the days and hours you have agreed to work and the bookings made with you; correspondence with us, including work email and work chat where you use an Assort address; and, where you have given them to us for the salon's website or social channels, your photograph and the handles you asked us to use. We do not ask for or record your BSN, and we do not hold sickness or medical data about you. If you give them to us: an emergency contact (name, relationship, telephone), used only in an emergency during your work at the salon; and a copy of your ID with the name, nationality and expiry as printed, to confirm who we contract with — we do not type the document number into our system. Both are seen only by HR.

NL

Uw naam en contactgegevens (adres, telefoon, e-mail); uw bedrijfsgegevens (handelsnaam, KvK-nummer, btw-nummer); uw bankrekening (IBAN) en de facturen die u ons stuurt; de dagen en uren die u heeft afgesproken en de boekingen die bij u zijn gemaakt; correspondentie met ons, waaronder zakelijke e-mail en zakelijke chat voor zover u een Assort-adres gebruikt; en, voor zover u deze aan ons heeft gegeven voor de website of de social media van de salon, uw foto en de accountnamen die u ons heeft gevraagd te gebruiken. Wij vragen of registreren uw BSN niet en wij houden geen ziekte- of medische gegevens over u bij. Als u deze aan ons geeft: een contactpersoon voor noodgevallen (naam, relatie, telefoon), die wij alleen gebruiken bij een noodgeval tijdens uw werk in de salon; en een kopie van uw identiteitsbewijs met naam, nationaliteit en vervaldatum zoals vermeld, om vast te stellen met wie wij contracteren — het documentnummer voeren wij niet in ons systeem in. Beide zijn alleen zichtbaar voor HR.

F3 — Waarom, en op welke rechtsgrond · Why, and our lawful basis

EN

(a) To perform our agreement with you (Art. 6(1)(b)) — agreeing work, taking bookings, and paying your invoices. (b) To comply with a legal obligation (Art. 6(1)(c)) — our own tax and accounting administration, including the Dutch fiscal retention obligation. (c) Our legitimate interests (Art. 6(1)(f)) — running and securing the salon and its systems, and handling questions and disputes, weighed against your rights.

NL

(a) Uitvoering van onze overeenkomst met u (art. 6(1)(b)) — het afspreken van werk, het aannemen van boekingen en het betalen van uw facturen. (b) Voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)) — onze eigen fiscale en boekhoudkundige administratie, waaronder de fiscale bewaarplicht. (c) Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) — het voeren en beveiligen van de salon en haar systemen en het behandelen van vragen en geschillen, afgewogen tegen uw rechten.

F4 — Met wie wij gegevens delen · Who we share it with

EN

Our group company 株式会社assort in Tokyo, which runs our shared systems for us; our accountant in Japan, who pays your invoices and keeps our books, and our bookkeeping software; the Belastingdienst where legally required; the booking and salon systems we use to run appointments; one manager at our sister company Assort Limited in London, who can see the group's staff and freelancer records; our IT and software providers that host those systems; and our professional advisers. We do not sell your data.

NL

Ons groepsbedrijf 株式会社assort in Tokio, dat onze gedeelde systemen voor ons beheert; onze accountant in Japan, die uw facturen betaalt en onze boekhouding voert, en onze boekhoudsoftware; de Belastingdienst waar wettelijk vereist; de boekings- en salonsystemen waarmee wij afspraken beheren; één manager van ons zusterbedrijf Assort Limited in Londen, die de gegevens van medewerkers en zzp'ers van de groep kan inzien; onze IT- en softwareleveranciers die die systemen hosten; en onze professionele adviseurs. Wij verkopen uw gegevens niet.

EN

Automated sorting of work email and work chat. We use, or may use, an automated sorting service provided by an outside company in the United States to sort the messages in work email accounts and in our work chat. Where your name appears in a message, it is part of what is sorted. The service sorts messages so that the right person answers them, and puts in order what needs attention first; our written agreement with that provider does not allow it to use our messages to train its own models. It makes no decision about you. It does not write, send or approve anything; it plays no part in any decision about your fees, your bookings or our agreement with you; and it is not used to judge your work. Payment figures, bank and card details, passwords, file attachments and anything written in Japanese are not sent to it. Section F5 covers transfers outside the EEA.

NL

Geautomatiseerde sortering van zakelijke e-mail en zakelijke chat. Wij gebruiken, of kunnen gebruiken, een geautomatiseerde sorteerdienst van een extern bedrijf in de Verenigde Staten om de berichten in zakelijke e-mailaccounts en in onze zakelijke chat te sorteren. Waar uw naam in een bericht voorkomt, maakt deze deel uit van wat wordt gesorteerd. De dienst sorteert berichten zodat de juiste persoon ze beantwoordt en zet op volgorde wat het eerst aandacht nodig heeft; onze schriftelijke overeenkomst met die aanbieder staat niet toe dat hij onze berichten gebruikt om zijn eigen modellen te trainen. De dienst neemt geen enkel besluit over u. De dienst schrijft, verzendt of keurt niets goed; speelt geen enkele rol bij een besluit over uw vergoeding, uw boekingen of onze overeenkomst met u; en wordt niet gebruikt om uw werk te beoordelen. Betalingsbedragen, bank- en kaartgegevens, wachtwoorden, bijlagen en alles wat in het Japans is geschreven worden niet naar de dienst gestuurd. Onderdeel F5 gaat over doorgifte buiten de EER.

F5 — Doorgifte buiten de EER · Transfers outside the EEA

EN

Some of your data is held or handled outside the European Economic Area:

  • Japan — our group company 株式会社assort, which runs our shared systems (your documents are stored on Google's servers in Tokyo), and our accountant in Japan. The European Commission has an adequacy decision for Japan.
  • United Kingdom — our sister company in London. The European Commission has an adequacy decision for the United Kingdom.
  • United States — your record is stored with Google in the United States; we also use Slack and Dropbox. Each takes part in the EU–US Data Privacy Framework for HR data, covered by an adequacy decision of the European Commission.
  • United States — Anthropic (AI tools), Resend (system email), DocuSign (e-signature) and the automated sorting service in F4. Our contracts with them include the European Commission's standard contractual clauses; DocuSign also relies on its approved binding corporate rules.

You can ask for a copy of these safeguards at global_hr@assort-hair.com.

NL

Een deel van uw gegevens wordt buiten de Europese Economische Ruimte bewaard of verwerkt:

  • Japan — ons groepsbedrijf 株式会社assort, dat onze gedeelde systemen beheert (uw documenten staan op servers van Google in Tokio), en onze accountant in Japan. Voor Japan geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
  • Verenigd Koninkrijk — ons zusterbedrijf in Londen. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
  • Verenigde Staten — uw gegevens worden bij Google in de Verenigde Staten opgeslagen; daarnaast gebruiken wij Slack en Dropbox. Zij nemen alle drie deel aan het EU-VS Data Privacy Framework voor HR-gegevens, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt.
  • Verenigde Staten — Anthropic (AI-hulpmiddelen), Resend (systeem-e-mail), DocuSign (elektronisch ondertekenen) en de geautomatiseerde sorteerdienst uit F4. In onze contracten met hen gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; DocuSign steunt daarnaast op zijn goedgekeurde bindende bedrijfsvoorschriften.

U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via global_hr@assort-hair.com.

F6 — Bewaartermijnen · How long we keep it

EN

We keep invoices and the accounting records that go with them for 7 years (the Dutch fiscal retention obligation). A copy of your ID, if you gave us one, is kept while we work together and deleted with the other records below. Your emergency contact, if you gave one, is removed when our work together ends. Other records about our working relationship are kept in principle no longer than 2 years after it ends, then deleted or anonymised — unless a legal obligation or an (anticipated) legal claim requires longer retention. Your personal email is kept for 2 years after your last working day and then deleted automatically; we use it only to contact you about your time with us (final invoices and payments, papers you asked for, returning company property).

NL

Facturen en de bijbehorende boekhouding bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Een kopie van uw identiteitsbewijs, als u ons die gaf, bewaren wij zolang wij samenwerken en verwijderen wij samen met de overige gegevens hieronder. Uw contactpersoon voor noodgevallen, als u die opgaf, verwijderen wij wanneer onze samenwerking eindigt. Overige gegevens over onze samenwerking bewaren wij in beginsel niet langer dan 2 jaar na afloop daarvan, en daarna verwijderen of anonimiseren wij ze — tenzij een wettelijke verplichting of een (te verwachten) rechtsvordering langere bewaring vereist. Uw persoonlijke e-mailadres bewaren wij 2 jaar na uw laatste werkdag en daarna wordt het automatisch verwijderd; wij gebruiken het alleen om contact met u op te nemen over uw tijd bij ons (laatste facturen en betalingen, documenten waar u om vroeg, het teruggeven van eigendommen van het bedrijf).

F7 — Uw rechten · Your rights

EN

You have the right of access, rectification, erasure, restriction, objection and data portability; the right not to be subject to a decision based solely on automated processing which produces legal or similarly significant effects; and, where we exceptionally rely on consent, the right to withdraw it. To exercise these rights, contact global_hr@assort-hair.com. We reply within one month.

NL

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en dataportabiliteit; het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen; en, waar wij bij uitzondering op toestemming steunen, het recht deze in te trekken. Neem voor het uitoefenen van deze rechten contact op via global_hr@assort-hair.com. Wij reageren binnen een maand.

F8 — Klachten · Complaints

EN

If you are unhappy with how we handle your data, please contact us first. You also have the right to lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority, the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

NL

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

F9 — Wijzigingen · Changes

EN

We may update this sheet. The current version, with its date, is always on our staff privacy page (hr.assort-hair.com/staff-privacy).

NL

Wij kunnen dit blad bijwerken. De actuele versie, met datum, staat altijd op onze privacypagina voor medewerkers (hr.assort-hair.com/staff-privacy).

Assort B.V. · Kerkstraat 99A, 1017 GD Amsterdam · KvK 67067336 · global_hr@assort-hair.com — Versie 2026-09-28 / Version 2026-09-28.

Assort Limited (十人十色有限公司) — Privacy Notice for Staff and Job Applicants

Personal Information Collection Statement (employment)

Version 1 · effective 28 September 2026

This notice is for everyone who applies to work for us, works for us, or used to work for us at Assort Limited (十人十色有限公司), Company No. 2174991, 30/F The Sharp, 11–13 Sharp Street East, Causeway Bay, Hong Kong ("we", "us"). We are the data user responsible for your personal data under the Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486). This notice adds to clause 17 of your employment contract.

1. What we collect

If you apply: your name, contact details, CV, work history, qualifications, portfolio, what you tell us, and our interview notes. We do not ask job applicants for a copy of their identity card.

If you work for us:

2. Why we use it

(a) Recruitment — deciding whether to offer you a job.

(b) Making and managing your employment contract, rosters, attendance, leave, reviews and training, and checking about every three months that your details are still up to date.

(c) Paying you, enrolling you in an MPF scheme and paying contributions, and filing employer's returns with the Inland Revenue Department.

(d) Inspecting your identity document before you start and keeping the record the Immigration Ordinance requires.

(e) Leave, sickness allowance and our other duties under the Employment Ordinance.

(f) Contacting your emergency contact in an emergency involving you at work — the only use of that contact.

(g) Group HR administration, and your work at or move to another Assort salon.

(h) Contacting you after you leave — your final pay and tax papers, anything you asked us for (such as a reference), and returning company property.

(i) Meeting our legal obligations and dealing with claims.

3. Do you have to give it?

4. Who we may transfer it to

We may transfer your personal data, only for the purposes in section 2, to:

5. Your identity card

6. How long we keep it

7. Your rights: access and correction

You have the right to ask for a copy of the personal data we hold about you, and to ask us to correct it.

Write to: Human Resources, Assort Limited, 30/F The Sharp, 11–13 Sharp Street East, Causeway Bay, Hong Kong, or email global_hr@assort-hair.com.

We check that the request comes from you, and we reply within 40 days. We do not charge a fee.

If you think staff or guest data has been lost or seen by the wrong person, tell global_hr@assort-hair.com at once (clause 17 of your contract).

8. Changes to this notice

We update this notice when something changes, with a new version date at the top.

This notice is in English and Chinese. If the two versions differ, the English version applies.

十人十色有限公司（Assort Limited）— 員工及求職者私隱通知

收集個人資料聲明（僱傭）

第1版 · 由2026年9月28日起生效

本通知適用於向我們求職、受僱於我們，或曾受僱於十人十色有限公司（Assort Limited）（公司編號 2174991，地址：香港銅鑼灣霎東街11–13號 The Sharp 30樓）（下稱「我們」）的每一位人士。根據《個人資料（私隱）條例》（第486章），我們是負責處理您個人資料的資料使用者。本通知補充您僱傭合約第17條。

1. 我們收集的資料

*求職者：*您的姓名、聯絡資料、履歷、工作經驗、資歷、作品集、您向我們提供的資料，以及我們的面試紀錄。我們不會要求求職者提供身份證副本。

員工：

2. 使用目的

(a) 招聘——決定是否向您提供職位。

(b) 訂立及管理您的僱傭合約、更表、出勤、假期、評核及培訓，並大約每三個月確認您的資料是否仍然準確。

(c) 支付薪酬、為您登記強積金計劃及作出供款，以及向稅務局提交僱主報税表。

(d) 在您入職前查閱您的身份證明文件，並保存《入境條例》規定的紀錄。

(e) 處理假期、疾病津貼及我們在《僱傭條例》下的其他責任。

(f) 在涉及您的工作緊急情況下聯絡您的緊急聯絡人——這是該聯絡資料的唯一用途。

(g) 集團人力資源行政，以及您在其他 Assort 髮型屋工作或調職。

(h) 在您離職後聯絡您——處理最後薪酬及稅務文件、您要求的事項（例如推薦信），以及歸還公司財物。

(i) 履行法律責任及處理申索。

3. 您是否必須提供資料？

4. 資料可能轉移給的人士類別

我們只會為第2節所列的目的，把您的個人資料轉移給：

5. 您的身份證

6. 資料保存期

7. 您的權利：查閱及更正

您有權要求索取我們所持有您個人資料的副本，並要求我們更正。

請致函：香港銅鑼灣霎東街11–13號 The Sharp 30樓 十人十色有限公司 人力資源部，或電郵至 global_hr@assort-hair.com。

我們會核實要求是否由您本人提出，並於40日內回覆。我們不收取任何費用。

如您認為員工或顧客資料可能已遺失或被錯誤的人查閱，請立即通知 global_hr@assort-hair.com（您僱傭合約第17條）。

8. 本通知的修訂

如有任何變更，我們會更新本通知及頁首的版本日期。

本通知備有英文及中文版本。如兩者有任何歧異，以英文版本為準。

Staff privacy notice — Assort Vancouver

Assort Hair Ltd. · Version 1 · Effective 28 September 2026

For everyone who works for Assort Hair Ltd., everyone who applies to work with us, and everyone who used to work for us.

1. Who we are, and our privacy officer

Assort Hair Ltd. (incorporation number BC1584087) runs Assort Vancouver, 110-1228 Homer Street, Vancouver, BC V6B 2Y5 ("we", "us"). We are part of the Assort group of hair salons. Our sister company in Tokyo, 株式会社assort, runs the group's shared staff and HR systems for us.

Our privacy officer is the President of Assort Hair Ltd. Contact: global_hr@assort-hair.com (our HR desk, which reaches the President).

2. The law we follow

We follow British Columbia's Personal Information Protection Act (PIPA). Under PIPA we may collect, use and disclose your employee personal information without your consent where that is reasonable to establish, manage or end your employment — after telling you what we will collect, use or disclose and why. This notice is that notice. For anything else, we ask for your consent.

3. What we collect

We collect most of this from you. We collect references only with your agreement.

4. Why we use it

5. Who sees it, and who we give it to

Inside the Assort group:

Outside the group, only as far as each needs it:

If you give us a profile photo, it is used in our staff apps; the photo file can be opened by anyone who has its web address.

6. Where it is stored

Your staff records are stored and processed outside Canada: your documents (such as your SIN, work permit and ID) in Tokyo, Japan, and your staff record, timecards and pay records in the United States. The people listed in section 5 can see them from Japan and the United Kingdom. While your information is in another country, it may be accessed by the courts, law enforcement and national security authorities of that country. A copy of the payroll records that employment standards law requires is also kept at our Vancouver salon.

7. How long we keep it

8. Seeing and correcting your information

You can ask for the personal information we hold about you, how we have used it and who we have given it to, and ask us to correct it. Write to global_hr@assort-hair.com. There is no charge. We answer within 30 business days; if we need more time (up to 30 more business days), we will tell you why and when to expect our answer. You can also update your address and emergency contact yourself under "My details" in Assort OS. Where we rely on your consent, you can withdraw it by giving us reasonable notice; we will tell you what that means for you. You cannot withdraw consent where that would stop us meeting a legal duty.

9. How we protect it

Access is limited by role, changes are logged, and numbers and contact details are not shown in full in screens, logs or messages.

10. Questions and complaints

Write to our privacy officer at global_hr@assort-hair.com. We will look into it and reply in writing within 30 business days. If you are not satisfied, you can complain to the Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia — oipc.bc.ca · info@oipc.bc.ca.

11. Changes

We update this notice when something changes and post the new version here with a new date.

Assort Hair Ltd. · global_hr@assort-hair.com

Australia — ASSORT HAIR PTY LTD: your Tax File Number

We show this notice beside the Tax File Number field when you give us your TFN.

Your Tax File Number (TFN). We ask for your TFN under the Taxation Administration Act 1953. We use it only to work out and withhold the right tax from your pay, to report to the Australian Taxation Office, and to report to your super fund as the law requires. You do not have to give us your TFN — it is not an offence not to quote it. But if you do not give it, or claim an exemption from quoting it, the law requires us to withhold tax from your pay at the top rate. Your TFN is kept in our HR system, run for us by our group company in Japan. Only the people who run our payroll, and our Australian payroll accountant (Yoko Briese Accounting & Business Services), can see it. We delete it when the law no longer needs us to keep it.

タックスファイルナンバー（TFN）について。 会社は、1953年税務行政法（Taxation Administration Act 1953）に基づき、あなたのTFNをお伺いしています。TFNは、給与から正しい税額を源泉徴収してオーストラリア税務局（ATO）に報告するため、また法律に基づきスーパーアニュエーション（年金）基金に報告するためにのみ使います。TFNの提供は義務ではなく、提供しないことは違法ではありません。ただし、TFNを提供せず、提供の免除も申し出ない場合、会社は法律により、給与から最高税率で税金を源泉徴収しなければなりません。TFNは、当社のグループ会社（日本）が当社のために運用する人事システムに保管され、給与計算を担当する者と、オーストラリアの給与計算担当の会計事務所（Yoko Briese Accounting & Business Services）だけが見ることができます。法律上保管が不要になった時点で削除します。

Every country — what this adds to your notice

This adds to the privacy notice in your contract or information sheet. It does not replace it.

All countries

Hong Kong

These purposes — including contacting you after you leave — are purposes for which your data is collected under the Personal Data (Privacy) Ordinance (Cap. 486). You may ask to see or correct your data at global_hr@assort-hair.com.

Canada

Contacting you after you leave, for the reasons above, is one of the purposes for which your personal employee information is collected and used under the Personal Information Protection Act (British Columbia). You may ask for access to your information at global_hr@assort-hair.com.

Netherlands — freelancers

In addition to the Privacy Information Sheet for freelancers: an emergency contact, if you give one, is used only in an emergency during your work at the salon; a copy of your ID is kept to confirm who we contract with, for as long as the engagement lasts and the period the law then requires; your personal email is kept 2 years after your last day, as above.

United Kingdom, Netherlands (employees), Australia, United States

The lines under "All countries" apply to you as written.

Your country's own notice

Japan: 日本語 · English · United Kingdom: Appendix 2 · Netherlands: Annex A and the freelancer sheet · Hong Kong: English · 中文 · Canada: the Canada notice · Australia: the Tax File Number notice · United States: no separate notice — the lines above apply to you as written.